Das können wir für Sie tun: zur Erfüllung der gesetzlichen Pflichten bieten wir Ihnen ein datenschutzkonformes, sicheres digitales Hinweissystem an. Dieses wird durch uns eingerichtet und betreut. Als Ihre Ombudsperson übernehmen wir die Kommunikation mit den Hinweisgeber:innen.
Einrichtung eines Hinweisportals
Wir richten für Ihr Unternehmen ein eigenständiges digitales Meldeportal ein. Die von uns genutzte Whistleblowing-Software wird in einem DATEV-Rechenzentrum in Deutschland gehostet und verfügt über höchste Verschlüsselungsstandards. Gesichert ist dabei, dass Meldungen auch anonym erfolgen können und dennoch eine weitere Kommunikation (z.B. Rückfragen) an den/die Hinweisgeber:in möglich sind. Wir können unsere Software-Lösung unter einer Subdomain dieser Webseite (https://IHREFIRMA.hinweisseite.de/) oder gegen Aufpreis sogar unter einer Subdomain Ihrer Unternehmensdomain (https://hinweise.IHREFIRMA.DE) anbieten. Ihr Hinweisportal lässt sich auch in Ihren Farben und mit Ihrem Logo versehen und damit anpassen. Wir werden im Rahmen der Einrichtung mit Ihnen besprechen, welche Kategorien von Meldungen in Ihrem System hinterlegt und welche Sprachen angeboten werden sollen.
Betreuung als Ombudsperson
Wir werden Ihr Whistleblowing-Portal als Ombudspersonen betreuen. D.h. die Meldungen gehen bei uns ein, werden von uns beantwortet. Insbesondere werde wir unter Einhaltung der gesetzlichen Fristen den Eingang einer Meldung bestätigen. Wir werden Ihnen zur weiteren internen Untersuchung die Meldung zur Verfügung stellen. Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der Aufklärung der gemeldeten Mißstände. Wir werden den/die Hinweisgeber:in auch über das Ergebnis einer Untersuchung informieren. Neben einer sauberen technischen Lösung schafft die Einschaltung von uns als externen Rechtsanwält:innen und Datenschutzbeauftragten – so hoffen wir – zusätzlich Vertrauen in die Integrität Ihres Meldesystems.
Lieferung aller notwendigen Rechtstexte
Zudem werden wir die erforderlichen rechtlichen Texte bereitstellen, die Sie zur Erfüllung der gesetzlichen und Compliance-Anforderungen benötigen. Dazu gehört der Vertrag mit uns inkl. eines datenschutzrechtlichen Auftragsverarbeitungsvertrages, Impressum und Datenschutzbestimmungen für den Betrieb Ihres Hinweisportals, die Rechtstexte und Erklärungen innerhalb des Meldeformulars.
Bereitstellung von Informationen
Zudem erhalten Sie von uns Informationen für die Mitarbeiter:innen. Wir erklären Ihren Beschäftigten, welche rechtlichen Vorgaben existieren, wie das Meldesystem funktionert und wo sie es finden. Dies findet in der Regel durch Hinweisblätter bzw. eine interne Whistleblowing-Richtlinie statt. Bei Bedarf halten wir auch In-House-Schulungen bei Ihnen zu diesem Thema.